Cuidado com a LGPD

Para você que já ouviu falar ou não tem a menor ideia, vou explicar o que é essa LGPD, é a Lei 13.709/18 criada 14 de agosto de 2018 com o título de Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, já passou por algumas mudanças e passou a valer (ser aplicada) oficialmente a partir de agosto de 2020,  as multas por não cumprir seus requisitos serão aplicadas a partir de agosto de 2021, então vamos entender do que se trata isso.

Em primeiro lugar como proprietária de um escritório de contabilidade que falo com diversos empreendedores e empresários, além de estar elaborando estudos para a aplicação correta dentro da minha empresa oriento a busca por informações nesta área para o aprimoramento de cada negócio a qual tenho a oportunidade de conhecer ou ter como clientes e parceiros, então você verá os pontos principais ao meu olhar, para implantar recomendo a busca por profissionais especialistas em LGPD.

Estamos falando de dados pessoais, normalmente conhecemos pelos termos: CPF, RG, nome da pessoa, dados que identificam quem é a pessoa, porém a lei também traz a figura dos dados sensíveis, e estes são o que podemos conhecer a pessoa, como sua religião, cor de pele, partido político entre outros dados, pela lei todos eles devem ser ou estar seguros.

E essa segurança deve ser olhada como e onde? No armazenamento, no compartilhamento, nas cópias impressas e em todos os arquivos digitais e sistema de cadastro, parece complexo, mas basta estudo e um bom profissional para desvendar tudo isso, pois para cada tipo de negócio existirá um risco destes dados ‘vazarem’ e está aqui o problema, é o fato destes dados exporem a pessoa, então tudo precisa estar documentado e autorizado.

Para ficar mais claro, vou citar exemplos em forma de situação em que existem dados pessoais e que podem ocorrer ‘vazamentos’:

1. Enviei um e-mail para o destinatário errado, por engano, mas o anexo era a declaração de imposto de renda (dados pessoais);
2. Mandei imprimir os recibos de pagamento na impressora compartilhada, e demorei para buscar, ao chegar lá já tinha outra pessoa utilizando a impressora (dados pessoais);
3. Fiz a seleção para uma vaga, e descartei como rascunho os currículos que não foram aprovados (dados pessoais).

São situações que podem ocorrer em pequenas, medias e grandes empresas e claro podem ser outros documentos que tenham dados pessoais (números de documento ou informações sensíveis) e que precisam ser tratadas e para este tipo de situação e outras vinculadas a internet que a lei foi criada.

Como se preparar para que isso não ocorra, ou se acontecer quais as medidas a se tomar, pois sabemos que erros podem ocorrer, somos humanos, mas é preciso ter um plano de ação para corrigir e conter estes possíveis erros, vou citar agora algumas formas de prevenir ou se preparar caso aconteça.

1. Ao ter uma política de privacidade que todos conhecem com regras e processos estabelecidos você prova sua boa-fé e cuidado com os documentos, e caso ocorra o envio para um e-mail errado você terá um ponto a seu favor;
2. Um portal do empregado, onde ele possa acessar seus recibos online e mantê-los arquivados;
3. Na política de seleção deverá estar descrito o tempo de guarda dos currículos e a forma de descarte segura.

Agora você está pronto para começar sua jornada de estudos sobre a LGPD e a aplicação dentro do seu negócio, cada um terá particularidades dentro dos processos que deverão ser olhados e analisados, como a aquisição de sistemas automatizados com dados em nuvem, uma possível solução de armazenamento de dados online.

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