A contabilidade que você escolher pode quebrar sua empresa mesmo antes dela abrir

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Você que está à procura de como abrir sua empresa ou quer entender como a contabilidade pode quebrar sua empresa saiba que além de todas as pesquisas de plano de negócios, cursos na área que você irá empreender, conversas com amigos e familiares para saber se está no caminho certo e até mesmo a busca de investimentos ou empréstimos para dar aquele ponta pé inicial, precisará se preocupar também com o profissional que irá executar e acompanhar a famosa parte burocrática inicial e mensal do seu negócio o “Escritório de Contabilidade ou o Contador”.

Saiba que quando abrir uma empresa formalmente, onde passará a ter um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) precisará obrigatoriamente de um Contador. Este requisito está previsto em lei. Este profissional pode atuar sozinho como autônomo ou ter uma empresa contábil, o chamado Escritório de Contabilidade. O serviço têm um custo que engloba honorários e taxas, com exceção do MEI (microempreendedor individual) que poderá obter seu CNPJ através de um sistema diferenciado e simplificado que não está obrigado a contratar um Contador como responsável pelo CNPJ da empresa, mas isso não elimina a possibilidade de você consultar um profissional para a abertura deste MEI, além de saber se a empresa que quer abrir pode ou não pode ser do regime do MEI.

A INFLUÊNCIA DA ESCOLHA DO TIPO DE EMPRESA

Já sabe qual o tipo de empresa que poderá ou deverá abrir, este é o primeiro ponto que o Contador ou Escritório de Contabilidade irá lhe orientar. Imagine que abrirá uma empresa que não pode ser MEI e que por falta de planejamento, informações e entendimento do negócio, o escritório escolheu de forma equivocada o regime tributário – Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real (forma de calcular e pagar os impostos) – e/ou a atividade que constará no cartão do CNPJ (CNAE), fazendo assim com que o empresário pague mais impostos e não consiga trabalhar adequadamente. Agora para arrumar estes equívocos devem ser feitas alterações no CNPJ, gerando mais custos e taxas, além da regra onde determina que o regime tributário só poderá ser trocado no ano seguinte, gerando custos mais altos durante um ano inteiro até o próximo mês de janeiro onde essa alteração pode vir a ocorrer.

Vou trazer um exemplo de como sua empresa pode ter problemas graves devido à falta de um profissional adequado no início de sua empresa, acompanhe comigo o exemplo na área de clínicas médicas:

“Um médico quer abrir uma clínica e está procurando informações para realizar este grande sonho, e se depara com um profissional que não tem conhecimento na área médica e nunca trabalhou com este tipo de empresa. Não conversam claramente sobre todas as atividades que serão executas na clínica, não fazem as projeções de faturamento, como será feita a contratação de funcionários e prestadores de serviços.

Então é aberto o CNPJ com 1 (uma) única atividade, e após seis meses o empresário/médico passa a executar uma atividade cirúrgica e aquela atividade inicial do CNPJ não é permitida, então não atende esse novo serviço. Sem respaldo legal para isso o empresário está irregular correndo risco de fiscalização, mas ele já sabia antecipadamente que iria realizar esta atividade, porém não iniciou no primeiro mês, já que precisava de tempo para a aquisição de equipamentos específicos.

A clínica está pronta para oferecer o serviço e fazer um convênio com um grande plano médico. Mas não consegue, pois no seu CNPJ não consta a atividade específica. O que acontece agora é uma alteração de urgência no CNPJ, gerando custos altos não programados após 6 meses da abertura. Sem falar no tempo de regularização desta atividade, e acabou não conseguindo dentro do prazo que o convênio exigiu, por fim, acabou perdendo o contrato.

Além de todos os gastos da alteração e desgaste mental, tivemos contratação de funcionários somente para atender a demanda deste convênio que serão demitidos, gerando mais gastos não previstos. Ou seja, um prejuízo enorme que só poderá ser superado se conseguir outro contrato com convênio médico do mesmo porte, senão, nos próximos meses a empresa poderá fechar.”

Esse foi um exemplo, mas pode ocorrer com qualquer tipo de empresa. Já pensou se isso acontecer com você? Principalmente por falta de comunicação e entendimento das projeções. Cada segmento tem suas particularidades e você deve buscar profissionais que irão atender e lhe passar credibilidade e confiança em seus serviços, pois esta etapa é muito importante para que sua empresa não quebre antes mesmo de abrir e ter a possibilidade de crescer.

O SEU APOIO EM SERVIÇOS EXTERNOS

Agora um ponto de atenção, não é necessariamente um perigo como os acima, mas poderá gerar desgaste, principalmente mental, para o empresário, tomando o tempo que deveria ser empregado nas atividades dentro da empresa com desenvolvimento de processos, captação de clientes, gestão e treinamento de equipe e crescimento como um todo.

Já ouviu falar no serviço de despachante? Este é normalmente vinculado imediatamente a veículos, porém um despachante é um facilitador de atividades ou serviços de apoio. Quando falamos deste tipo de serviço dentro de um escritório de contabilidade podemos vincular a serviços como levar documentos, acompanhar e buscar processos na prefeitura ou outro órgão público. Aqui que é o problema, quando o escritório não tem este serviço de apoio é o empresário que terá que parar toda sua rotina, muitas vezes deixando de vender ou de prestar os serviços, para fazer este trabalho.

Imagine a seguinte situação. É preciso renovar uma licença de funcionamento, pois houve uma alteração na empresa e é obrigatório, neste exemplo, levar essa documentação presencial na prefeitura. O escritório prepara a documentação impressa e entrega ao empresário, o mesmo deverá parar todas as suas atividades (prestação de serviço ou comercialização) e ir até a prefeitura. Ao chegar lá fica completamente perdido, já que normalmente não sabe onde entregar os documentos. Após entregar essa documentação poderá correr o risco de ter seu processo de alteração parado ou arquivado, já que não sabe como acompanhar e dar seguimento nos tramites necessários até sua conclusão,

Isso tudo gera custo de tempo perdido que não convertem em vendas. Este serviço de apoio na documentação não é praticado por empresas de contabilidade digital em sua maioria, pois temos muita tecnologia envolvida facilitando vários processos, mas sabemos que nem tudo é 100% digital, principalmente quando falamos sobre prefeituras, algumas já estão se modernizando e agilizando processos, contudo muitas só aceitam processos e documentos de forma presencial. Como está a sua prefeitura e outros órgãos públicos, quem irá ou foi fazer este serviço quando precisou dele?

O PROFISSIONAL CAPACITADO

O profissional contábil vinculado ao escritório de contabilidade poderá auxiliar em diversas situações, desde orientação sobre o ponto comercial onde está sendo aberto seu negócio até estratégias tributárias adequadas ao tipo de empresa, estas orientações são muito importantes. Aqui falamos de conhecimento técnico na área e em negócios como um todo, devido a bagagem da pessoa que irá lhe atender até as especializações do escritório, mas por falta de conhecimento e sem uma conversa clara entre o empresário e o profissional do escritório é possível cometer erros na abertura e controle mensal.

A conversa entre o profissional da contabilidade e o empresário é extremamente importante para entender todas as atividades que serão exercidas na empresa imediatamente após a abertura e as atividades seguintes nos meses posteriores. Todas devem estar sinalizadas em contrato social e cartão do CNPJ, assim amarradas de forma a evitar custos desnecessários com qualquer tipo de ajuste.

Em vários segmentos temos obrigações específicas e/ou benefícios fiscais que o profissional deve ter conhecimento para conversar com o empresário e assim auxiliar e indicar as formas mais vantajosas para o tipo de negócio. O empresário precisa se sentir seguro com as informações passadas e até mesmo poderá procurar outro profissional, caso queira, para esclarecer determinados pontos.

Vou citar alguns exemplos de benefícios e vantagens dentro da área tributária quando olhamos a empresa e sua atividade minuciosamente e aplicamos os melhores planejamentos:

– Empresas do setor de construção civil: tributam de forma diferenciada a folha de salários dependendo do serviço executado;

– Clínicas médicas e afins: tem declarações anuais que cruzam dados com as declarações de pessoas físicas – pacientes, quando falamos de Imposto de Renda e Despesas dedutíveis e quando comprovadamente atuam com atividades hospitalares podem reduzir a carga tributária no Lucro Presumido;

– Imobiliárias e Incorporadoras: são atividades que parecem ser iguais, mas são muito diferentes e podem se complementar, porém as Incorporadoras não podem aderir ao Simples Nacional;

– Serviços Especializados, como Fisioterapia: estas atividades possuem uma forma de reduzir a carga tributária levando em consideração a razão de folha X faturamento dentro do Simples Nacional, passando de 15,5% de tributo sobre o faturamento para 6%;

Estes pontos devem ser analisados, além de outros como localização e forma de atendimento, existem muitos outros benefícios, vantagens ou desvantagens que devem ser olhados e analisados para optarmos em usar ou evitarmos o uso, todos com o intuito de otimizar a carga tributária de forma lícita.

No exemplo da clínica médica que foi feito no início do artigo podemos dar uma solução. Imaginando que outro profissional havia atendido o empresário e entendeu todos os pontos da empresa tais como atendimento, estrutura e serviços oferecidos, verificou que iria ocorrer a ampliação após 6 meses e projetou junto ou empresário as receitas, os custos e despesas deste primeiro ano e dos demais. Chegou em um ponto importante, a escolha do regime tributário adequado. Para o primeiro ano foi escolhido o Simples Nacional e para o seguinte o Lucro Presumido, pois este segmento em especifico tem a possibilidade dentro do Lucro Presumido de reduzir sua carga tributária quando cumpre requisitos específicos que só poderá ser comprovado após a ampliação, e claro fazendo um acompanhamento para adequação anual, buscando sempre que possível a menor carga tributária.

CUIDADOS COM A SAÚDE DA EMPRESA

Está entendendo o perigo de escolher um escritório de contabilidade que não está preparado ou disposto a se preparar para lhe atender plenamente. Já ouviu sobre o registro do escritório e de seu responsável técnico? Saiba que a Contabilidade é uma profissão regulamentada e o profissional que trabalha e executa essas atividades deverá ter seu registro ativo no CFC (Conselho Federal de Contabilidade) – chamado de CRC. Inclusive o escritório contábil também precisa deste registro, isso é uma obrigação moral e legal com a profissão e com os empresários.

O registro indica a aptidão do profissional e do escritório em atender e responder pelas empresas vinculadas a ele. Você empresário, já pensou em ser atendido, por exemplo, por um médico sem o CRM (registro profissional de médico), isso significa que sua vida está nas mãos de uma pessoa extremamente arisca e imprudente que não possui estudo ou habilidades para exercer a atividade de médico. Saiba que para cuidar e tratar da sua empresa o escritório e o contador responsável devem ter o CRC ativos com este mesmo propósito – resguardar a vida contábil, fiscal e financeira da sua empresa. Realmente deixará sua empresa nas mãos de alguém sem capacidade para isso. Peça agora mesmo para ver o registro do escritório e do profissional responsável, assim se certificará que estão regulares e poderá ficar mais tranquilo.

CONCLUSÃO

Agora depois de ler todo o conteúdo que trouxemos, desde exemplos de um custo elevado por alterações desnecessárias, serviços burocráticos que irão fazer você empresário perder seu tempo ao invés de atender seus clientes e trabalhar para crescer seu faturamento, até a preocupação com os registros dos profissionais e escritórios de contabilidade que estão cuidando da sua empresa, me diga se tudo isso já passou pela sua cabeça antes de abrir seu negócio. Ou até mesmo você que já tem uma empresa, quando foi procurar estes profissionais pensou em todos estes pontos? Entenda que o papel da Contabilidade é auxiliar o crescimento da empresa e não como título do artigo, “A contabilidade que você escolher pode quebrar sua empresa mesmo antes dela abrir”, mas pode vir a ocorrer se não procurar pelos profissionais adequados.

Nós da Marongio Assessoria Tributária queremos mostrar que um profissional da Contabilidade pode e deve ser muito mais que um mero entregador de guias. Somos empresários com conhecimento técnico e donos de escritórios de contabilidade, e este perfil deve se preocupar com a saúde da empresa, nosso escritório, tanto quanto auxiliamos os empresários a fazerem o mesmo com suas empresas, contribuindo com as informações e indicando caminhos para o crescimento do negócio, pois o mercado (indústria, comércio e prestação de serviços) é um ciclo virtuoso, quanto mais profissionais bons e melhores empresários, surge melhores negócios, mais vagas de empregos, mais dinheiro em circulação aumentando o consumo, e assim o ciclo se mantem renovando.

Quer saber mais sobre este e outros assunto, veja nosso Blog com temas sempre voltados ao mundo empresarial. Entre em contato com nossa equipe da Marongio Assessoria Tributária, que sempre será atendido com total atenção. Vamos buscar entender sua real necessidade para encontrar as melhores soluções para os seus desafios. Nosso e-mail é contato@marongio.com.br e o telefone que também é WhatsApp é (12) 99123.5291. Diga o que achou deste conteúdo após ler nosso artigo, sua opinião nos faz crescer buscando aprimorar sempre e melhorar os conteúdos e linguagem apresentada.

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